Tiene beneficios como: 

• Ahorro en costos operativos y reducción del uso de papel.
• Mayor rapidez en la emisión y validación de facturas.
• Seguridad en la información mediante el uso de certificaciones digitales.
• Mejora en la eficiencia administrativa, al automatizar procesos rutinarios.
• Cumplimiento con las regulaciones fiscales y optimización en el control del flujo de datos

La adopción de la facturación electrónica es obligatoria de forma progresiva según lo establecido por la Dirección Nacional de Ingresos Tributarios (DNIT). Las empresas seleccionadas deben cumplir con esta normativa en las fechas indicadas por el cronograma oficial.

Para comenzar a utilizar la facturación electrónica, es necesario:

• Un software de facturación que esté autorizado por la DNIT.
• Un certificado digital para validar la autenticidad de las facturas.
• Un sistema de almacenamiento digital que cumpla con los requisitos legales para la conservación de las factura

Existen soluciones que permiten integrar la facturación electrónica con los sistemas ya implementados en tu empresa, facilitando la transición sin necesidad de grandes cambios. Este tipo de plataformas permiten gestionar de manera automática la emisión y recepción de factura. 

Las facturas electrónicas deben ser almacenadas en formato digital en sistemas que permitan su acceso seguro. Según la ley, es obligatorio conservarlas durante al menos cinco años para posibles auditorías fiscales.

Si tu empresa está dentro del grupo de contribuyentes obligados a adoptar este sistema y no lo implementas en el plazo establecido, podrías enfrentar sanciones o multas por incumplimiento de las normativas fiscales.

La firma electrónica certificada es una herramienta clave en la facturación electrónica, ya que garantiza la autenticidad y seguridad de las transacciones digitales. La firma digital, por su parte, es un tipo más avanzado de firma electrónica que incluye mayores mecanismos de seguridad, validando que la información no ha sido alterada después de ser firmada​.